Datos y cumplimiento
Limpieza y organización de bases de datos, avisos de privacidad y cumplimiento normativo.
Antes de analizar hay que poder confiar en el dato. La mayoría de los proyectos de inteligencia de negocios que fracasan no lo hacen por el análisis sino porque la información de origen estaba dispersa, duplicada o capturada con criterios distintos en cada área.
Este servicio ordena esa base y, de paso, atiende la parte regulatoria: qué datos guardas, por cuánto tiempo, quién puede verlos y qué evidencia puedes mostrar si alguien pregunta.
Variantes del servicio
Cinco frentes que suelen contratarse juntos porque comparten el mismo trabajo de fondo.
01 · Integración y limpieza
Consolidación de información dispersa en sistemas y hojas de cálculo: unificación de catálogos, detección de duplicados, corrección de formatos y validación de reglas de negocio.
Es trabajo poco vistoso y es el que determina si todo lo demás funciona. Suele revelar problemas de fondo, como clientes registrados tres veces con nombres ligeramente distintos.
02 · Modelo de datos y bodega
Diseño de una estructura central donde la información queda organizada de forma consistente, con procesos automáticos de carga y actualización.
Es lo que permite que distintos tableros y áreas hablen del mismo número. Sin esta capa, cada reporte nuevo vuelve a empezar desde cero y las cifras nunca terminan de cuadrar entre áreas.
03 · Cumplimiento fiscal y conciliación
Descarga y organización de CFDI emitidos y recibidos, conciliación contra bancos y contra la contabilidad, y detección de comprobantes cancelados o faltantes.
Reduce el trabajo manual de cierre y detecta diferencias mientras todavía se pueden corregir, en lugar de descubrirlas en una revisión posterior.
04 · Protección de datos personales
Inventario de qué datos personales se tratan, elaboración o revisión del aviso de privacidad, definición de finalidades, controles de acceso y procedimiento para atender solicitudes de derechos ARCO.
La obligación aplica a cualquier empresa que trate datos personales, sin importar el tamaño. Lo que evalúa la autoridad es si existen medidas razonables y evidencia de que se aplican.
05 · Trazabilidad y auditoría
Registro de quién consultó o modificó qué información y cuándo, con respaldos verificables y procedimiento de recuperación probado.
Es requisito en sectores regulados y es lo que permite responder con hechos ante una auditoría o un incidente, en lugar de con recuerdos.
Variables que definen el alcance
Variables que definen el alcance de un proyecto de datos y cumplimiento.
- Sistemas de origen
- Cuántos son y si tienen forma de exportar o conectarse. Un sistema sin API ni exportación obliga a soluciones frágiles, y eso conviene saberlo antes de comprometer plazos.
- Volumen y periodicidad
- Cuántos registros y cada cuánto llegan. Define la infraestructura necesaria y si el procesamiento puede ser por lotes nocturnos o debe ser continuo.
- Calidad del dato de entrada
- Qué porcentaje viene incompleto o inconsistente. Es la variable que más afecta el plazo real del proyecto y la que casi siempre se subestima al cotizar.
- Clasificación de la información
- Distinguir qué es público, interno, confidencial o dato personal sensible. Sin esa clasificación no se pueden definir controles proporcionados y se termina protegiendo todo igual o nada.
- Política de retención
- Cuánto tiempo se conserva cada tipo de información. Guardar todo para siempre no es prudente: aumenta el costo y la exposición en caso de incidente.
- Respaldos y recuperación
- Frecuencia, dónde se guardan y, lo más importante, si se ha probado restaurarlos. Un respaldo que nunca se probó no es un respaldo, es una suposición.
- Responsable designado
- Persona a cargo del tratamiento de datos personales y de atender solicitudes. Es un requisito y, además, sin un responsable claro los procedimientos se abandonan.
- Evidencia para auditoría
- Qué documentación hay que poder mostrar y en qué formato. Se define desde el inicio para que el sistema la genere solo, en lugar de reconstruirla a mano cuando la piden.
Entregables
- Diagnóstico del estado actual de los datos y de los sistemas de origen
- Procesos de integración y limpieza automatizados y documentados
- Modelo de datos centralizado con actualización programada
- Aviso de privacidad, inventario de datos y procedimiento de derechos ARCO
- Política de accesos, retención y respaldos, con bitácora de auditoría
Qué necesitamos de tu lado
- Inventario de los sistemas en uso y accesos de lectura
- Documentación existente de privacidad y seguridad, si la hay
- Definición de quién será el responsable de datos personales
- Requisitos regulatorios o de cliente que debamos cumplir
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